|
Met de inzet van Microsoft Dynamics CRM hebben de buitendienstmedewerkers van Colours & Coatings snel en eenvoudig toegang tot alle relevant informatie die hun in staat stelt om hun klanten nog beter van dienst te zijn.
Het bedrijf
Colours & Coatings is specialist in verven, lakken en schildersbenodigdheden. De firma is onder meer distributiepartner van Sigma Coatings, marktleider op het gebied van lakken en verven in Nederland. Colours & Coatings is actief in het oosten van Nederland. In de vestigingen in Aalten, Almelo, Arnhem, Enschede en Hengelo werken in totaal ca. 50 man.
Het probleem: Te veel informatie is niet actueel beschikbaar
De heer Ter Steege, Hoofd Buitendienst bij Colours & Coatings, vertelt over de voormalige situatie: “Te veel informatie was alleen in hoofden van onze medewerkers beschikbaar. Grote delen van ons bedrijf zijn reeds in grote mate geautomatiseerd, alleen onze buitendienst werkte nog zoals dat overal gebeurt, met pen en papier. Daar lag een uitdaging."
De uitdaging
"Enige tijd geleden hebben wij de beslissing genomen dat alle data op één locatie moet worden opgeslagen. Daarbij hoorde ook de aanschaf van een goed CRM-pakket. Daarnaast zag Colours & Coatings al eerder het nut van PDA's voor de buitendienstmedewerkers en het management", vertelt de heer Ter Steege. "Onze handhelds werden gesynchroniseerd met Microsoft Office Outlook. Het probleem daarmee is echter dat je afspraken en dergelijke niet goed kunt koppelen aan een klant. Via een CRM-systeem moest dat wel kunnen. Onze buitendienstmedewerkers hebben dan alle relevante informatie over een klant of prospect direct bij de hand. Daar zijn diverse oplossingen voor, maar de meeste zijn erg kostbaar voor een MKB-organisatie als de onze. Bovendien willen we zelf de baas blijven over onze automatisering en moet de oplossing eenvoudig te gebruiken en te beheren zijn."
De Keuze: Microsoft Dynamics CRM
Aangezien Microsoft Dynamics CRM werkt als een natuurlijke uitbreiding op Microsoft Office Outlook weten gebruikers direct hoe zij met het CRM-systeem kunnen werken. Alle e-mails, meetings en calls worden automatisch bij de klantgegevens opgeslagen en zijn toegankelijk via het bedrijfsbreed gebruikte Outlook. De gebruikers kunnen daardoor moeiteloos CRM processen opnemen in hun dagelijkse werkzaamheden, zonder daarvoor een nieuwe applicatie te moeten leren. De aanvullende functionaliteit op het gebied van PDA ontsluiting via de module Mobile CRM was overtuigend om hiervoor te kiezen.
Om deze oplossing te implementeren werd gekozen voor CWR mobility en DBS Business Solutions. CWR aangezien zij de Mobile module hebben ontwikkeld en DBS omdat zij een ruime ervaring hebben met het implementeren van Microsoft Dynamics CRM binnen de groothandelbranche. DBS heeft hiervoor een standaard stappenplan ontwikkeld, de Quick Start, die het mogelijk maakt om binnen 5 dagen met CRM te kunnen werken. Onderdeel hiervan is de, door DBS ontwikkelde module, DBS Dutch Market Accelorator. Deze vooringerichte versie van Microsoft Dynamics CRM verkort de implementatie doorlooptijd aanzienlijk.
"Wij kozen voor Microsoft Dynamics CRM omdat hier een perfecte oplossing voor mobiel werken voor bestaat"
Rolf ter Steege, Coördinator Buitendienst Colours & Coatings
Zeer soepele uitrol
Om te beginnen werd Microsoft Dynamics CRM geďmplementeerd. Als relatief kleine MKB-organisatie heeft Colours & Coatings geen eigen IT-systeembeheerder. Het Customer Relationship Management-pakket moest dus door 'ondeskundig' personeel worden ingericht. De heer Ter Steege: "Als je met Dynamics CRM begint hoef je niet te vrezen voor een traject dat een paar maanden duurt. Ik kon Dynamics CRM gemakkelijk zelf opzetten, en velden toevoegen of wijzigen waar dat nodig is. Het is heel eenvoudig om de informatie naar de buitendienst te sturen, als je het pakket maar op de juiste manier inricht."
Toen het CRM-systeem draaide werd de Mobile CRM-oplossing geďmplementeerd. "Ook hier was geen sprake van een maandenlang traject, Mobile CRM draaide binnen een dag," aldus de heer Ter Steege.
De voordelen: Colours & Coatings wil niet meer zónder
De combinatie Microsoft Dynamics CRM en Mobile CRM biedt de buitendienstmedewerkers van Colours & Coatings toegang tot geselecteerde klantgegevens, ongeacht waar zij zich bevinden. Het is niet nodig om een laptop op te starten of ergens te zijn waar een internetverbinding is. Het is voldoende dat de PDA aan staat. Via een GPRS-verbinding kunnen de gegevens worden ontvangen en kan de applicatie indien nodig worden bijgewerkt.
De buitendienst maakt nog op relatief eenvoudige wijze gebruik van de PDA. Men kan klantgegevens inzien en een afspraak plannen, na het bezoek de activiteit afsluiten en het resultaat van de afspraak rapporteren. Hoewel vaak gezegd wordt dat het lastig is verkopers aan het administreren te krijgen wil de buitendienst bij Colours & Coatings het apparaat en Microsoft Dynamics CRM niet meer missen.
"Door de eenvoud van Microsoft Dynamics CRM en Mobile CRM kunnen wij de automatisering in eigen hand houden en daarmee kosten besparen."
Rolf ter Steege, Coördinator Buitendienst Colours & Coatings
Meer klanten, betere omzet
Microsoft Dynamics CRM en Mobile CRM draaien nu ongeveer anderhalf jaar en men is nog bezig met het uitbreiden van de mogelijkheden. "We gaan met behulp van onze CRM-softwarecampagnes ontwikkelen en marktlijsten opstellen," aldus de heer Ter Steege. "Wat wij vooral belangrijk vinden is dat de rapportages nu direct en centraal beschikbaar zijn. Het systeem stelt ons duidelijk in staat meer klanten te contacteren, wat natuurlijk leidt tot betere verkopen. Als organisatie die zijn klant ook veel service en advies geeft is ons in korte tijd duidelijk geworden dat het werken zonder Dynamics CRM en Mobile CRM niet meer mogelijk is."
|